Producten
Invoicing
Payments: berekenen van toeslagen
Cashallocatie
Debiteurenbeheer
Uitdaging: Groei vraagt om efficiëntie
Wanneer het bedrijf groeit, is er veel meer te beheren – en daarmee ook de verwachting om alles efficiënter te beheren. Het financiële team van Werner, een full-service distributeur en oplossingspartner van $500 miljoen, weet dit maar al te goed, en daarom schakelden leiders bijna 20 jaar geleden Billtrust in om hun accounts receivable (AR) activiteiten klaar te houden voor wat er ook komt.
Oorspronkelijk een Elektrotechnische distributeur, is het bedrijf in de loop der jaren geëvolueerd en heeft het uitdagingen opgelost in de bouw-, industrie-, productie-, technologie- en IT-sectoren. Door deze veranderingen heeft Billtrust hun debiteurenproces met elk nieuw hoofdstuk getransformeerd. Tegenwoordig is AR een slank team van drie personen.
Oplossing: Invoicing Win Spurs volledige digitale transformatie
Het begon allemaal met facturering. Het klantenbestand van Werner varieert van degenen die de voorkeur geven aan papieren facturen en cheques tot degenen die volledig digitale operaties runnen. Het verminderen van het drukvolume was het eerste doel, en twee door Billtrust gedreven campagnes hielpen Werner een elektronisch leveringspercentage van 97% te bereiken zonder wrijving voor klanten te veroorzaken. Deze eerste overwinning leidde tot een bredere AR-transformatie.
Van daaruit vroeg Werner Billtrust om het werk aan contante aanvragen op te schalen, de kosten voor virtuele kaartacceptatie te verlagen en de incasso's te optimaliseren – dit alles hielp de kasstroom te versnellen en meer werkkapitaal vrij te maken. Hier volgt een overzicht van Werners langdurige samenwerking met Billtrust en hoe de financiële organisatie een volledig geautomatiseerd accounts receivable-ecosysteem opbouwt.
Resultaten: automatisering verlaagt kosten met $332.000
Voorheen kostte het matchen van betalingen aan facturen te veel tijd. Tegenwoordig matcht Werner betalingen automatisch aan lijnposten met een matchpercentage van 91% over jaarlijks 348.000 facturen. B2B-betalingen zijn dankzij machine learning en directe verwerking geen probleem meer. Werk dat vroeger 8 uur per week duurde, duurt nu slechts 4 uur.
Die 50% productiviteitswinst heeft ruimte gecreëerd om de teamverantwoordelijkheden te herstructureren en uit te breiden, waaronder het creëren van een reservefunctie als accounts receivable-supervisor. Tegenwoordig besteedt het team meer tijd aan het inspelen op de behoeften van klanten. Naast het verbeteren van hun klantervaring, leveren efficiëntiewinsten jaarlijks $82.000 aan operationele kostenbesparingen op.
Hier is een belangrijke strategie achter hun succes: financiële leiders wisten dat automatisering van cashapplicaties geen magische knop was. Ze wisten dat ze problemen zouden tegenkomen die na verloop van tijd kleiner en makkelijker te beheersen zouden worden. Er waren problemen om op te lossen, wat ze intern deden en Billtrust-experts inschakelden waar nodig. Leiders hielden het AR-team gefocust op het trainen van het AI-model, en gaven zelfs bonussen uit aan degenen die de trefferspercentages konden verhogen.
Van die besparingen wordt verwacht dat ze zullen groeien naarmate er meer B2B-betalingen moeten worden toegepast. Het AR-saldo van het bedrijf (en de bijbehorende werkdruk) is alleen al in de afgelopen 3 jaar met 40% gestegen.
"We zien hoe de investering in het begin de langetermijnefficiëntie stimuleert. Er zijn altijd nieuwe manieren om het matchpercentage te verhogen, en het team wordt actief aangemoedigd om nieuwe ideeën naar voren te brengen. Naarmate het systeem verbetert, wordt het resultaat duidelijker. Het wordt steeds beter, en zo hebben we $82.000 aan operationele kosten bespaard."
Directeur Financiële Diensten, Werner
Van die besparingen wordt verwacht dat ze zullen groeien naarmate er meer B2B-betalingen moeten worden toegepast. Het AR-saldo van het bedrijf (en de bijbehorende werkdruk) is alleen al in de afgelopen 3 jaar met 40% gestegen.
Hun (virtuele) kaarten goed spelen en $250K besparen
Met veel van hun klanten die profiteerden van betalen via een virtuele kaart, zag Werner het kaartgebruik bijna verdrievoudigen van 2024 tot 2026. Maar meer kaartbetalingen betekenden meer kosten. Billtrust Digital Lockbox hielp Werner hun kaartuitwisselingstariet te verlagen, wat in het eerste jaar $250.00+ aan kostenbesparing opleverde.
Financiële leiders stopten daar niet. Hoewel het verkoopteam aarzelde om een toeslagenprogramma te implementeren, werden er na de uitrol van het programma geen negatieve gevolgen vastgesteld.
"We hebben slechts één klant gehad die een uitzondering op een toeslag heeft aangevraagd. Iedereen anders is ofwel overgestapt naar Automated Clearing House (ACH) of heeft ingestemd de vergoeding te betalen. Het is een enorme winst geweest in het beschermen van onze winstmarges," aldus de directeur Financial Services, en voegde eraan toe dat een groot deel van hun succes te maken had met klantcommunicatie. "Billtrust heeft ons geholpen een effectieve aankondigingsboodschap te maken om de verandering voor te zijn, zodat iedereen van tevoren op de hoogte was."
"Je hoort voortdurend hoe bezorgd bedrijven zijn over het berekenen van toeslagen – dat ze klanten gaan verliezen. Maar dan doe je het zelf en realiseer je je dat je geen klanten verliest. Sterker nog, je bespaart veel geld."
Directeur Financiële Diensten, Werner
Klanten betalen nu 3-7 dagen voor de vervaldatum
Werner verkoopt aan grote ondernemingen. Aankopen worden geleverd met betalingsvoorwaarden van 90 dagen, wat natuurlijk druk uitoefent op de cashflow en de metingen van Days Sales Outstanding (DSO). Hoewel sommige externe factoren niet te controleren zijn, kunnen interne zichtbaarheid en management dat wel.
Met Billtrust kreeg het AR-team iets wat ze nooit eerder hadden: inzicht in het betalingsgedrag van klanten, waarvan onderzoek aantoont dat het een toonaangevende manier is om AR-incassoactiviteiten te optimaliseren. Die transparantie was baanbrekend. Plotseling kon Werner:
- Identificeer welke klanten het meest geneigd zijn te laat te betalen op basis van historische patronen, en help hen die rekeningen preventief te beheren
- Begrijp welke outreach-acties snellere betalingen veroorzaken, en identificeer degenen die alleen betalen na een telefoontje of degenen die e-mails negeren versus e-mails openen en niet reageren
- Krijg datagedreven advies over hoe je de contacttijd kunt aanpassen voor meer respons, bijvoorbeeld door op dag 15 te bellen in plaats van op dag 22
- Bekijk en volg automatisch nieuwe statistieken zoals Gemiddelde Dagen Achterstallig (ADD)
"Niet alles is onder onze controle, maar we kunnen nu herkennen wanneer klanten beginnen te verslapen en vroegtijdig actie ondernemen om die impact te minimaliseren. We zien duidelijk dat sommige klanten niet betalen tenzij je belt en ernaar vraagt. We zien de indicatoren en vangen het risico op."
Directeur Financiële Diensten, Werner
Communicatie was een ander verbeterpunt. Inzicht in klantgedrag toonde aan dat het AR-team het ontvangers gemakkelijker moest maken om een geschil te starten, dus AR-leiders haalden die bewoording bovenaan hun betalingsherinneringen. Bovendien moest het team hun outreach-boodschap standaardiseren.
"Nu schrijven meerdere mensen geen verschillende soorten berichten," legde de directeur van de financiële dienst uit. "Onze communicatie is consistent vanuit merkperspectief."
Als gevolg hiervan loopt Werner nu risico's voor en beïnvloedt hij actief het betalingsgedrag op manieren die de cashflow hervormen en slechte schulden voorkomen. Voor het eerst betalen klanten consequent 3-7 dagen voor hun vervaldatum, waardoor ADD-statistieken in het negatieve voordeel vallen. Wanneer de AR-prestaties sterk zijn, is de productiviteit dat ook — en dat is te zien. Na een recente overname waarbij honderden nieuwe accounts werden toegevoegd, heeft het incassoteam geen extra personeel meer nodig.
Kasstroomprognoses verbeteren financiële duidelijkheid
Werners ERP-systeem is niet ontworpen om de voorspellende intelligentie te bieden die nodig is om de kasstroom op grote schaal te voorspellen – een probleem dat door meer dan 80% van de financiële leiders wordt genoemd. Hoe uitgebreid hun spreadsheets ook waren, het team had nog steeds moeite met losstaande data.
"Voor Billtrust was cashflowbeheer als het leggen van een puzzel waarbij sommige stukjes verdwenen zijn."
Directeur Financiële Diensten, Werner
Met de cashflowvoorspellingstools van Billtrust lossen data-uitdagingen op:
- Het voorspellen van liquiditeit is van een handmatig proces in meerdere stappen naar zichtbaarheid met één klik
- Leiders kunnen generatieve AI-tools gebruiken om vragen te stellen en direct antwoorden te krijgen die hun data van accounts receivable samenvatten
- Er is geen "Je zult moeten wachten op een aangepast rapport daarvoor" meer.
Het genereren van nieuwe rapporten vanuit Werners bestaande business intelligence-systeem vereist het indienen van een IT-ticket en wachten in de wachtrij, maar veel daarvan is niet langer nodig.
"Als ik kijk naar wat ik met het Billtrust-platform kan doen, is het ongelooflijk. We hebben zoveel informatie binnen handbereik. Ik kan dit niet met een van onze andere gereedschappen."
Directeur Financiële Diensten, Werner
Van het eerder verplaatsen van telefoongesprekken tot het sneller ontdekken van problemen en het sneller oplossen ervan, de financiële afdeling handelt proactief dan ooit tevoren. Automatisering verandert de manier waarop ze werken. Zoals de Director of Financial Services het verwoordde: "We erkennen de kracht van AI cash forecasting en werken eraan om het te implementeren als onderdeel van onze dagelijkse operationele uitmuntendheid."